Политика за защита на личните данни

В качеството си на администратор на лични данни, Районен съд Айтос има задължение да Ви предостави информация в изпълнение на чл. 13 и чл. 14 от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27.04.2016г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (Общ регламент относно защитата на данни)

І. Данни за администратора:

Данни за контакт с администратора:

Адрес: гр. Айтос, ул. „Цар Освободител“ № 3А

Работно време: понеделник – петък, 08:30ч. – 17:00ч.

Електронна поща: rs_aitos@abv.bg

Координати за връзка с длъжностното лице по защита на личните данни:

По отношение на дейността на съда, свързана с административната дейност, с дейностите, в качеството на работодател, по отношение на изпълнението на задължения по договори, които Районен съд – Айтос е страна или инициативи извън правораздавателната дейност, на осн. чл. 37, пар. 1, буква „а“, във връзка с чл. 37, пар. 5 и 6 от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламента, със Заповед № 174/04.06.2020 г. на и.ф. Адм. ръководител-председател на РС Айтос, за длъжностно лице с определено следното лице:

Мая Трухчева – системен администратор

Електронна поща: rs_aitos@abv.bg

Тел. 0558/22056

ІІ. Категории лични данни, цели на обработването и правно основание за обработването им:

Принципите, които се спазват при обработването на личните данни са следните: законосъобразност, добросъвестност и прозрачност, целесъобразност и точност, пропорционалност, отчетност, цялостност и поверителност.

Категориите лични данни, които се събират, обработват и съхраняват в Районен съд – Айтос са обединени в следните регистри, както следва:

1.Регистър „Човешки ресурси“.

Личните данни от този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора, управление на човешките ресурси, кадровата обезпеченост и финансово-счетоводна отчетност. За тези цели се обработват лични данни на магистрати и съдебни служители, работещи в Районен съд - Айтос, както и на кандидати, участващи в конкурси за назначаване на длъжности в администрацията на Районен съд - Айтос.

Обработваните данни включват физическа, социална и семейна идентичност, данни за съдебното им минало, както и данни за здравословното и психическото състояние на лицата. Данните от този регистър се обработват в съответствие с действащото законодателство.

Правното основание за обработване на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт, Правилника за администрацията в съдилищата, Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване, Закона за счетоводството, Закона за данъците върху доходите на физическите лица, Закона за безопасни условия на труд и др.

Когато в процедура по подбор се изисква представянето на оригинали или нотариално заверени копия на документи, удостоверяващи физическата и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, субектът на данните който не е одобрен за назначаване, може да поиска в 30-дневен срок от окончателното приключване на процедурата по подбор да получи обратно представените оригинални или нотариално заверения копия на документи, по начина по който са подадени.

2.Регистър „Финансово-счетоводна дейност, контрагенти“.

За изпълнение на задълженията, свързани с водене на счетоводна отчетност, изплащане на възнаграждения на магистрати, лица от персонала, трети лица-контрагенти, вещи лица, съдебни заседатели и др.,

Личните данни се обработват по отношение на физически лица – доставчици/контрагенти на Районен съд – Айтос с цел осигуряване на материално-технически условия и снабдяване в съда. Данните са в минимален обем, достатъчни само за точното изпълнение на съответния договор. Личните данни се предоставят от физическите лица, участници в процедури, от контрагенти, а в предвидените в закона случаи съдът се снабдява служебно с тях.

Правното основание за обработване на данните: чл.6, пар.1, б."б" и "в" и чл. 9, пар. 2, б. „б“ от Общия регламент относно защитата на данните, Закон за съдебната власт, Кодекс на труда, Кодекс за социално осигуряване, Закон за задълженията и договорите, Закон за счетоводството и др.

3.Регистър „Бюро съдимост“

Основната цел, с която се извършва обработване на лични данни на физически лица е идентифицирането им по безспорен начин, във връзка с осъществяването на възложената на Бюро съдимост функция да събира, съхранява данни и обменя информация за съдимост на лицата, родени в района на съда.

Правно основание за обработване на данните: чл. 6, §1, б."в" и чл. 10 от Регламент/ЕС/2016/679, НК, НПК, Наредба № 8 за функциите и организацията на дейността на Бюрата за съдимост, НПК, НК.

Личните данни се предоставят от органи на съдебната власт и от физическите лица, заявяващи издаване на свидетелство за съдимост.

4.Регистър „Управление на граждански дела”;

В регистрите се обработват лични данни на страните (техните представители или пълномощници) по граждански дела, образувани в Районен съд - Айтос във връзка с извършваните дейности, свързани пряко с основната дейност на администратора - правораздаване.

Събраните лични данни се използват изключително и само за служебни цели – за всички дейности, свързани с обработването на делата: изготвяне на призовки, съобщения, писма до страните и техните представители или пълномощници, за изпращане на кореспонденция и др.

Обработваните данни включват физическа и икономическа идентичност, социална идентичност, лични данни относно съдебното минало, както и такива за здравословното и гражданско състояние. Личните данни в регистъра се предоставят от физическите лица при образуване на дела, представяне на документи, както и от органи на съдебната власт, държавни органи и институции и др.

Обработването на лични данни от Районен съд - Айтос при изпълнение на съдебната му функция – правораздавателна дейност, се извършва на осн. чл.6, §1, б."в" и „д“ и чл.9, §2, б."б" от Регламент/ЕС/ 2016/679, при спазване на процесуалните закони, кодекси (ГПК, СК и др.).

5.Регистър „Управление на изпълнителни дела”;

В регистрите се обработват лични данни на страните (техните представители или пълномощници) по изпълнителни дела, образувани в Районен съд - Айтос във връзка с извършваните дейности, свързани пряко с основната дейност на администратора - правораздаване.

6.Регистър „Съдебни заседатели, вещи лица, съдебни преводачи, свидетели и др.“

В регистъра се обработват лични данни на физически лица - вещи лица, преводачи, съдебни заседатели, лицата, допуснати в качеството им на свидетели по дела, образувани в Районен съд - Айтос. Събраните лични данни се използват изключително и само за служебни цели относно индивидуализиране на служебни и граждански правоотношения, възнаграждения на посочените лица, както и за издаване на електронни подписи на съдебните заседатели, необходими за работа с ЕИСС (Единна информационна система на съдилищата).

Обработваните данни включват физическа, социална, семейна и икономическа идентичност, данни за здравословното и психическото състояние на лицата, както и данни за съдебното им минало.

Правното основание за обработването на тези данни е чл.6, §1, б."в" и „д“ от Регламент/ЕС/ 2016/679, Закона за съдебната власт, ГПК, НПК, АПК и др.

7.Регистър „Служебна кореспонденция от/до, регистър вх./изх., лични данни на лица, подали молби, сигнали, жалби, искания по ЗДОИ“

Личните данни в този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора и използването им е ограничено само за служебни цели, като индивидуализирането и установяване на връзка с лицата. За тези цели се обработват данни на лица, които сезират Районен съд - Айтос с молби, жалби, предложения, сигнали, искания и др. Личните данни в този регистър лицата предоставят сами на администратора и категориите им са по лична преценка, като най-често включват данни за физическата, икономическата и социалната идентичност, лични данни относно съдебното им минало, както и такива за здравословното им състояние.

Основанието за обработване на лични данни в този регистър е българското законодателство, каквото е изискването на чл. 6, пар.1, б. „в“ от ОРЗД и по–конкретно Административно-процесуалния кодекс и Закон за достъп до обществена информация.

8.Регистър „Инициативи“

Личните данни в този регистър се обработват с цел информиране на обществеността за дейността на Районен съд – Айтос и други обществено значими цели за развитието на съдебната власт в рамките на образователна програма на ВСС – „Информиран избор и гражданско доверие. Отворени съдилища и прокуратури“.

Обработват се лични данни на участниците в програмата – ученици, ненавършили пълнолетие, само при наличие на предварително подписано съгласие от родител/настойник, което е предоставено от съответните училища. Личните данни се предоставят от самите участници в инициативите и категориите включват най-често данни относно физическа и социална идентичност.

Основанието за обработване на лични данни в този регистър е изразеното лично съгласие на субектите на лични данни, каквото е изискването на чл. 6, пар.1, б. „а“ и чл. 9, пар.2, б. „а“ от ОРЗД.

9.Регистър „Управление на наказателни дела”

В регистрите се обработват лични данни на страните (техните представители или пълномощници) по наказателни дела, образувани в Районен съд - Айтос във връзка с извършваните дейности, свързани пряко с основната дейност на администратора - правораздаване.

Обработването на лични данни от Районен съд - Айтос при изпълнение на съдебната му функция – правораздавателна дейност, се извършва при спазване на правилата, предвидени в процесуалните закони – НПК, НК и др.

Личните данни, които се обработват в Регистър „Управление на наказателни дела“ за целите на наказателното преследване по силата на чл.2, пар.2, б.“г“ от Регламента не попадат в материалния обхват на Регламент (ЕС) 2016/679, а се обработват на основание чл.49 ЗЗЛД. Обработването на лични данни за целите на предотвратяването, разследването, разкриването или наказателното преследване на престъпления или изпълнението на наказания се осъществява по правилата на Глава осма от ЗЗЛД.

ІІІ. Категории получатели на лични данни извън структурата на Районен съд Айтос

Администраторът на лични данни разкрива лични данни на физически лица извън собствената си структура единствено ако има законово основание за това. Категориите получатели на личните данни се определят за всеки конкретен случай според законовото им основание да получат данните, които могат да бъдат:

- държавни органи в съответствие с техните правомощия (например Национална агенция по приходите, Национален осигурителен институт, Висш съдебен съвет, Прокуратура на Република България, държавни съдебни изпълнители, частни съдебни изпълнители, Общини и МВР др.)

- банки с оглед изплащане на дължимите възнаграждения на магистратите и служителите в Районен съд – Айтос и на други лица при изплащане на суми при наличие на правни основания;

- за пощенски и куриерски услуги при адресиране на кореспонденция до физически лица.

Районен съд - Айтос предава лични данни в други държави само в съответствие със задължения, произтичащи от нормативни актове и само в рамките на правораздавателната си дейност.

ІV. Срок за съхранение на личните данни

В Районен съд – Айтос действа утвърдена Номенклатура за съхранение със съответните срокове, като при нея се прилага принципа за ограничаване на съхранението и съхраняване на личните данни в периоди, които са подходящи за съответните цели. Документи, свързани с трудовоправни отношения, се определят със срок за запазване 50 години след прекратяване на правоотношенията със съответния магистрат и 5 години след прекратяване на правоотношението със съответния съдебен служител. Документи, които имат временно оперативно-справочно значение, са със срокове за запазване съгласно Номенклатурата.

Данните по делата се съхраняват до приключването им, след което се архивират и се съхраняват в архив за сроковете, определение в ПАС.

Права на физическите лица

Съгласно чл. 15 – чл. 22 от Регламент (ЕС) 2016/679 физическите лица – субекти имат възможност да упражнят следните права във връзка с обработването на личните им данни, а именно:

Право на достъп до личните данни, свързани с лицето, които се обработват от администратора;
Право на коригиране на неточни или непълни лични данни;
Право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и други);
Право на ограничаване на обработването при наличие на правен спор между администратора и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
Право на преносимост на данните, когато личните данни се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор. За целта данните се предават в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
Право на възражение по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация на лицето, при условие, че не съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или съдебен процес;
Право субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, което поражда правни последствия за него или го засяга в значителна степен.

Произтичащите от Общия регламент относно защитата на данните права може да се упражнят с писмено или електронно заявление до администратора на лични данни. В заявлението следва да се посочи име, адрес и други данни за идентифицирането като субект на данните, да се опише в какво се изразява искането, предпочитаната форма за комуникация и действия по искането. Необходимо е искането да е подписано, с датата на подаване и адреса за кореспонденция.

VІ. Задължително предоставяне на лични данни

При събиране на лични данни в контекста на правораздавателната дейност - случаите, в които съдът е сезиран от физическо лице, предоставянето на лични данни е елемент от определените в приложимия процесуален закон изисквания за редовност на документа, с който се сезира съда. Например, за целите на разглеждане на съдебни дела по общия исков ред на ГПК предоставянето на определена информация за физическата идентичност на ищеца (името и адреса) представлява задължително изискване за редовност на исковата молба на основание чл.127, ал.1, т.2 от ГПК и непредоставянето им може да има за последица оставяне на исковата молба без движение, а евентуално и нейното връщане. Тези данни могат да бъдат събрани от други източници, например регистър „Население“ при МРРБ по реда на Наредба № 14 от 18.11.2009 за реда и начина за предоставяне достъп на органите на съдебната власт до Регистъра на населението – Национална база данни „Население“.

VІІ. Право на жалба

В съответствие с чл. 77 от Регламент (ЕС) 2016/679 всеки субект на данни има право да подаде жалба до надзорен орган.

Ако считате, че Вашите права по Общия регламент относно защитата на данните са нарушени, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни.

По отношение на личните данни, обработвани в контекста на правораздавателната дейност, правото на жалба се упражнява пред Инспектората към Висшия съдебен съвет, който е компетентен надзорен орган съгласно чл. 17, ал. 1 от ЗЗЛД.

VІІІ. Промени в политиката за защита на личните данни

Районен съд Айтос запазва правото си да променя политиката си за защита на личните данни при промяна на нормативната уредба или организацията на дейността в съда.

Политиката за защита на личните данни в Районен съд Айтос е актуализирана със Заповед № 71/06.03.2023 г. на Административния ръководител - Председател на Районен съд Айтос